Ordonanta de Urgenta nr. 28 din 1999 stabileste reglementarile principalele cu privire la binecunoscutele case de marcat. Acestei legi i s-au facut, de-a lungul timpului, modificari, iar forma finala este intr-o continua dezvoltare. 

Ce sunt casele de marcat?

            Sub aceasta denumire de case de marcat sta totalitatea dispozitivelor fiscale. Casele de marcat sunt mecanisme care functioneaza electronic si au ca scop inregistrarea si calcularea tuturor operatiilor de vanzare. Pentru o buna functionare si gestionarea a afacerilor, casele de marcat ocupa un rol primordial in contextul vietii de antreprenor. Printre componentele caselor de marcat se afla modului fiscal - care comanda memoria fiscala, cu scopul de a mentine un jurnal electronic, dispozitivul care imprima si afisajul-client.

            Achizitionarea acestor astfel de aparate se face doar cu ajutorul unor distribuitori certificati care poseda o autorizatie in acest sens. Un lucru pe care trebuie sa-l aveti in vedere atunci cand va aflati in sitatia de a cumpara o casa de marcat este acela ca distribuitorul trebuie sa furnizeze un service autorizat in cazul in care dispozitivul are erori/se strica. Daca acest lucru se intampla, distribuitorul trebuie anuntat in regim de urgenta, iar notificarea se pastreaza pentru a putea raspunde in fata organelor de reglementare ale statului, daca acest lucru va fi necesar. Pe intreaga perioada de reparatie, activitatile intreprinse se consemneaza intr-o condica speciala, iar la cererea clientilor se emit facturi si chitante.

Cine are nevoie de casele de marcat?

          Prezenta caselor de marcat este indispensabila tuturor persoanelor care obtin venituri din efectuarea unor servicii sau din vinderea unor produse; casele de marcat putand sa elibereze bon fiscal. Exceptie fac indivizii care comercializeaza neregulat bunuri agricole (propria productie), cei care se ocupa cu vinderea produselor de tipul ziarelor si al revistelor, doar in cazul in care aceasta activitate este desfasurata prin reprezentanti specializati. Scuti de prezenta caselor de marcat sunt si cei care realizeaza activitati ce nu necesita infiintarea unei socitati comerciale, cei ce efectueaza incasari pe baza unor bonuri tiparite in prealabil, cu valoare fixa, cum ar fi transportul public, cei ce au statutul de mester, instalator, electrician, zugravi etc. care efectueaza lucrari la diverse locuinte. Exceptie fac si totalitatea aparatelor care ofera bunuri sau servicii in schimbul bacnotelor sau al monedelor (de exemplu, tonomatele de cafea sau a celor prezente in parcari). In general, orice persoana care intreprinde activitatii ce nu necesita emiterea bonului fiscal. De retinut ca in cazul in care, pe langa bonul fiscal, clientul cere sa i se inmaneze si factura, aveti obligativitatea de a face acest lucru, iar in cazul in care nici una dintre documente de mai sus nu sunt oferite clientilor, acestia pot sa refuze plata bunului sau a serviciului chiar daca au beneficiat deja de el.

Casele de marcat cu jurnal electronic

            Anul 2018 vine, insa, cu notificari serioase in ceea ce priveste acest subiect. Incetarea folosirii unor case de marcat cunoscute deja in detrimentul celor cu jurnal electronic devine o datorie a tuturor firmelor, fie ele mici, mijlocii sau mari. O ordonanta a guvernului din 2017 prevestea faptul ca toti antreprenorii vor fi obligati sa treaca de la sistemul clasic, care au ca suport rolele de hartie, la cel de tipul jurnal electronic care sa retina totalitatea tranzactiilor. Acest lucru a afectat atat societatile comerciale care trebuie sa scoata din buzunar bani pentru achizitionarea noului tip de casa de marcat, cat si pe distribuitorii carora nu li se mai permite sa comercializeze alt fel de casa de marcat decat cel cu jurnal electronic. Din perspectiva termenelor relativ imediat, care aveau ca data limita intaia zi din iunie, in cazul firmelor mari si intaia zi din august, in cazul firmelor mici, Guvernul a decis prelungirea acestora cu o perioada de 3 luni, astfel, pana la data de 1 noiembrie, indiferent de marimea societatii comerciale, absenta unei case de marcat electronice - care sa fie conectata online la serverul Fiscului - este amendata.

        Pe langa bonul fiscal care se inmaneaza obligatoriu cumparatorului, noile case de marcat emit, in functie de modelul acestora, si rolele jurnal sau jurnalul propriu-zis care are rolul de a pastra inscrise datele tuturor tranzactiilor, inclusiv cele existente pe bonurile fiscale. Exista si un raport fiscal care se emite dupa inchiderea activitatii dintr-o anumita zi, care include sinteza fiscala, datele operatorului emitent, dar si cele ale casei de marcat - impreuna cu suma totala stransa din desfasurarea activitatii din data respectiva si valoarea TVA-ului.